Die Anlagen-Akte für Brandschutz-Dienstleister.

Wer den Kunden zuerst erinnert, bekommt den Folgeauftrag

Das Geschäft eines Brandschutz-Dienstleisters lebt von Wiederholung: Die Instandhaltung des Feuerlöschers steht turnusmäßig an, die RWA will jährlich gewartet werden, die Brandmeldeanlage ebenso. Der Betreiber merkt sich diese Termine selten — erinnert ihn niemand, bleibt die Prüfung liegen, oder ein Wettbewerber ruft zuerst an.

Genau dafür ist das Fristen-Radar gebaut: Es sortiert die Prüftermine aller erfassten Anlagen nach Fälligkeit — überfällig, in den nächsten 30 Tagen, später. Aus der Liste wird die Tourenplanung der Woche: Welche Kunden anrufen, welche Prüfungen bündeln, welches Angebot schreiben. Die tägliche Erinnerungs-Mail fasst zusammen, was ansteht — nicht als Dauerbeschallung, sondern höchstens einmal am Tag und nur, wenn es etwas zu tun gibt.

Der Nebeneffekt: Dieselbe Liste ist dein Nachweis gegenüber dem Kunden, dass keine seiner Anlagen durchrutscht — ein Argument, das Wartungsverträge verlängert.

Vom Klemmbrett zur Akte: der Ein-Scan-Workflow

Im Bestand steckt die Arbeit: Hunderte Löscher, verteilt über Flure, Hallen und Treppenhäuser. In Aufnamo wird jede Anlage ein Eintrag mit eindeutiger Anlagen-Nummer, Standort und den Stammdaten, die du brauchst. Zu jedem Eintrag liefert die Akte einen Vorbefüll-Link — als QR-Code ausgedruckt und an die Anlage geklebt, wird daraus der Ein-Scan-Workflow:

• Der Prüfer scannt den Code am Gerät — das Prüfprotokoll öffnet sich mit bereits eingetragener Anlagen-Nummer. Kein Abtippen, keine Verwechslung.
• Prüfpunkte antippen, Mängel notieren, Fotos anhängen, unterschreiben — auch offline im Keller ohne Empfang; gesendet wird, sobald wieder Netz da ist.
• Das abgesendete Protokoll erscheint automatisch in der Historie der Anlage — und als sauberes PDF im Design deines Betriebs beim Kunden und in deiner Ablage.

Nach einem Jahr steht unter jeder Anlage ihre lückenlose Prüfgeschichte: wer wann geprüft hat, welche Mängel auffielen, wie sie behoben wurden. Beim nächsten Termin liest der Prüfer die Vorgeschichte direkt aus der Akte, statt im Ordner zu blättern.

Prüffristen, die sich selbst pflegen

Der wunde Punkt jeder Fristenliste ist die Pflege: Wird nach der Prüfung vergessen, den nächsten Termin einzutragen, zeigt die Liste Falsch-Rot — und verliert das Vertrauen, von dem sie lebt. Aufnamo schließt diesen Kreis automatisch, auf zwei Wegen:

• Per Intervall: Am Datum-Feld der Anlage hinterlegst du den Prüfzyklus — etwa alle 24 Monate für die Feuerlöscher-Instandhaltung. Geht ein Protokoll zu dieser Anlage ein, springt der Termin auf Prüfdatum plus Intervall. Der Prüfer muss nichts rechnen und nichts eintragen.
• Per Meldung: Trägt der Prüfer im Protokoll ausdrücklich einen abweichenden nächsten Termin ein, gewinnt dieser gegen die Rechnung.

In beiden Fällen gilt: Termine rücken nur nach vorn. Ein nachgereichtes altes Protokoll dreht keinen Stichtag zurück, und Fristen, die nicht Teil der Prüfung waren — etwa die Festigkeitsprüfung des Löschers im 10-Jahres-Rhythmus —, bleiben unberührt, bis ein Protokoll sie ausdrücklich meldet. Korrigieren von Hand geht jederzeit direkt am Eintrag.

Fünf Gewerke, fertig vorbereitet — und frei anpassbar

Damit der Start nicht mit Formularbau beginnt, bringt Aufnamo für fünf Brandschutz-Gewerke zusammenpassende Vorlagen mit — jeweils den Anlagen-Typ für die Akte und das passende Prüfprotokoll:

• Feuerlöscher — Instandhaltung im 24-Monats-Turnus, Prüfpunkte orientiert an DIN 14406-4 / ASR A2.2, separates Meldefeld für die Festigkeitsprüfung.
• RWA-Anlagen — jährliche Wartung, orientiert an DIN 18232.
• Feststellanlagen — jährliche periodische Prüfung, orientiert an der DIBt-Richtlinie.
• Brandmeldeanlagen — jährliche Wartung, orientiert an DIN 14675 / DIN VDE 0833-2.
• Sicherheitsbeleuchtung — Jahresprüfung, orientiert an DIN VDE 0108-100 / EN 50172.

Beide Hälften sind aufeinander abgestimmt: Protokolle finden ihre Akte über die Anlagen-Nummer von selbst. Und beides bleibt dein Material — Prüfpunkte, Felder und Intervalle passt du vor dem Anlegen an deine Arbeitsweise und deine Prüfgrundlagen an. Die Vorlagen sind Arbeitshilfen und ersetzen keine normative Prüfgrundlage; maßgeblich bleiben die einschlägigen Regeln und Herstellervorgaben deines Gewerks.

Für alles jenseits der fünf Gewerke — vom Rauchmelder bis zur Löschwasseranlage — baust du eigene Typen mit denselben Mechanismen: eindeutige Nummer, Prüftermin mit Intervall, eigenes Protokoll dazu.