Auftragserfassung fürs Handwerk — papierlos auf der Baustelle.

Ein Betrieb, viele Gewerke — ein System für alle Formulare

Ein SHK-Betrieb braucht am selben Tag ein anderes Formular als ein Elektriker, und selbst innerhalb eines Betriebs unterscheidet sich der Auftragszettel für die Wartung von dem für die Störungsmeldung. Statt für jeden Ablauf eine eigene Vorlage drucken zu lassen, legst du im Baukasten für jeden Vorgang ein eigenes Formular an — Auftragsbestätigung, Aufmaß, Stundenzettel, Übergabe — ganz ohne Programmierung.

Weil sich Aufträge unterscheiden, lassen sich Formulare mit bedingter Sichtbarkeit auch innerhalb eines einzigen Ablaufs verzweigen: Ein Notdienst-Einsatz zeigt andere Pflichtfelder als ein geplanter Wartungstermin, ein mehrseitiger Assistent führt Schritt für Schritt durch längere Aufträge. So bleibt ein Formular für mehrere Auftragsarten brauchbar, statt für jede Variante eine eigene Kopie zu pflegen.

Wie du ein Formular für deinen Betrieb aufbaust, zeigt die Hilfe im Detail — vom ersten Feld bis zum fertigen PDF.

Wie lange musst du Auftragsunterlagen eigentlich aufbewahren?

Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Aufmaße: Für Geschäftsunterlagen gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen, und bei Bauleistungen läuft parallel oft noch die Gewährleistungsfrist über mehrere Jahre. Wer Zettel in Ordnern sammelt, merkt spätestens beim Wechsel des Lagerraums oder bei einer Rückfrage nach zwei Jahren, wie unhandlich das wird — vom Risiko, dass ein einzelner Beleg zwischenzeitlich verschwunden ist, ganz zu schweigen.

Digital erfasste Aufträge bleiben dagegen durchsuchbar abgelegt, so lange du sie brauchst. Du legst pro Formular selbst fest, wie lange Einreichungen aufbewahrt werden sollen, inklusive automatischer Löschung nach Ablauf der Frist — und kannst einzelne Einreichungen bei Bedarf auch vorzeitig und vollständig löschen, etwa wenn ein Kunde das verlangt.

Welche Frist für welches Dokument in deinem Betrieb tatsächlich gilt, hängt vom Einzelfall ab. Diese Seite gibt dazu nur eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Papier vs. digital: der Unterschied zeigt sich im ganzen Betrieb

Bei einem einzelnen Auftrag fällt der Unterschied zwischen Zettel und Formular kaum auf. Über den ganzen Betrieb gerechnet schon:

Mit Papier:

• Jedes Gewerk führt seine eigenen Vordrucke, oft in leicht unterschiedlichen Versionen — die aktuelle Fassung liegt mal im Auto, mal im Büro.
• Am Monatsende tippt jemand im Büro die handschriftlichen Zettel aller Monteure ins System — Zeitaufwand, der mit jedem weiteren Mitarbeiter wächst.
• Der Chef erfährt vom Stand einer Baustelle erst, wenn der Monteur abends zurück ist und berichtet.

Digital mit Aufnamo:

• Jedes Formular liegt zentral im Konto — jeder Mitarbeiter nutzt automatisch die aktuelle Fassung, egal auf welchem Gerät.
• Die Daten sind bereits strukturiert erfasst, eine zweite Tipparbeit im Büro entfällt.
• Jede Einreichung erscheint sofort im Dashboard — der Überblick über alle Baustellen entsteht nebenbei.

Mehr zum Umstieg vom Formularblock auf digitale Erfassung steht im Ratgeber Auftragserfassung digitalisieren.

Vier Baustellen an einem Vormittag: wenn der Papierkram nicht mitkommt

Ein Elektriker fährt morgens zu vier Kunden: Beim ersten bestätigt er ein Angebot, beim zweiten dokumentiert er eine Störung, beim dritten schreibt er einen Stundenzettel, beim vierten übergibt er eine fertige Anlage. Auf Papier bedeutet das vier verschiedene Vordrucke im Auto, von denen mit etwas Pech genau der eine fehlt, der gerade gebraucht wird.

Digital reicht dafür ein einziges Gerät: Jedes der vier Formulare ist über einen kurzen Link oder QR-Code sofort geöffnet, egal bei welchem Kunden er gerade steht. Fehlt am vierten Termin plötzlich der Empfang, muss der Elektriker deshalb nicht zum Notizzettel zurückgreifen — er füllt das Formular normal weiter aus, der Versand holt das automatisch nach, sobald das Handy wieder Netz findet.

Am Abend muss also niemand mehr vier Zettelstapel sortieren und ins Büro tragen. Jede der vier Einreichungen liegt bereits automatisch dort, wo sie hingehört.

Für welche Gewerke lohnt sich die digitale Auftragserfassung?

Überall dort, wo unterschiedliche Aufträge mit unterschiedlichen Formularen zusammenkommen: beim Elektriker mit Störungsbericht und E-Check-Protokoll, im SHK-Betrieb mit Wartungsprotokoll und Notdienst-Rapport, im Maler- und Stuckateurbetrieb mit Auftragsbestätigung und Übergabe, im Garten- und Landschaftsbau mit Pflegeprotokoll und Baustellenfoto, oder im Trockenbau mit Aufmaß und Abnahme.

Gemeinsam ist all diesen Betrieben: Den Unterschied macht am Ende, dass Auftragsbestätigung, Aufmaß, Rapport und Übergabe in einem einzigen System zusammenlaufen — gleich, welcher Mitarbeiter sie unterwegs erfasst hat und welches Gerät er dabei nutzt. Wie sich Maße und Mengen dafür strukturiert aufnehmen lassen, zeigt die Lösung zum Aufmaß digital erfassen.

Wächst der Betrieb um ein weiteres Gewerk oder einen neuen Ablauf, kommt kein externer Dienstleister ins Spiel — das nächste Formular baust du in der gleichen Zeit, die du früher für die Bestellung neuer Vordrucke gebraucht hättest.